Ferramentas e Técnicas

Depois de conhecer mais sobre a diferença entre problemas e desafios, como podemos identificá-los? Como caracterizá-los e priorizá-los? Este fluxo de ações pode receber uma ajuda significativa de ferramentas para a tomada de decisão. Para identificá-los, o time pode se reunir e listar problemas e desafios existentes em outros contextos, para isso, o time poderá aplicar uma técnica chamada benchmarking, uma pesquisa em outros contextos organizacionais que permite comparações, seja de produtos, serviços, estratégias, etc.

Neste estágio, benchmarking pode ser entendida como a pesquisa em outros ecossistemas ou projetos sobre quais problemas ou desafios são enfrentados, como base de comparação para o ecossistema em questão. O time reflete sobre os resultados da pesquisa para auxiliar na identificação de problemas e desafios.

A identificação de problemas e desafios pode contar com diversas técnicas, como entrevistas com as partes interessadas, aplicação de surveys (questionários) para a coleta estruturada de problemas e desafios e, observação do contexto organizacional.

Outra técnica pode ser aplicada tanto para identificar quanto caracterizar problemas e desafios é denominada de brainstorming ou "tempestade de ideias" trata-se de estimular a criatividade de um time para a formação de ideias, evitando inibição e proporcionando ideias potenciais.

Normalmente o brainstorming é realizado em grupo com a ajuda de um facilitador, mas também pode ser realizado individualmente. No início de uma sessão de brainstorming escolhe-se um tópico central de discussão, seja um objetivo, problema ou desafio, por exemplo. Quando realizada em grupo, times menores são divididos e, os participantes terão um tempo máximo para fornecer as ideias. Findo o prazo, as ideias são revisadas pelos times e em seguida, o facilitador compartilha todas as ideias em local visível a toda a audiência. Nesta etapa, as ideias duplicadas são excluídas. Os times voltam a formação inicial (de único grupo) e selecionam as ideias que mais atendam ao tópico de discussão proposto.

Neste estágio, o tópico de discussão do time poderá ser representado por dúvidas, sentimentos, devaneios, desejos, entre outros, que despertam o interesse do time em buscar uma solução inovadora. A partir deste ponto, o time busca fazer uma pergunta refinada, podendo ajudar a identificar e caracterizar um problema ou desafio.

Uma vez identificados e caracterizados, o time estará apto à priorização dos problemas e desafios. Na prática, podemos contar com a Matriz GUT, a partir dos seguintes critérios de priorização:

• Gravidade: é analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o desafio pode causar se não for superado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um desafio grave não superado, pode ocasionar a falência da sua empresa, na perda de clientes importantes ou mesmo na geração de danos à imagem pública da organização.

• Urgência: é analisada pela pressão do tempo que existe para superar determinada situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se vencer um determinado desafio. Pode se considerar como desafios urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes.

• Tendência: é analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode analisar desafios, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para superá-lo. Representa o potencial de crescimento do desafio, a probabilidade do desafio se tornar maior com o passar do tempo.

Para cada critério pode ser estabelecida uma Escala de 5 pontos, onde a maior pontuação está associada à superlatividade de cada critério. Como por exemplo na figura a seguir.

Sob os critérios supracitados, o time avalia cada problema e desafio categorizado, gerando uma pontuação em cada critério. Para determinar a priorização dos problemas e dos desafios, basta multiplicar a pontuação dos três critérios para cada unidade de problema e desafio. Ao ranquear as pontuações em ordem decrescente, conseguimos visualizar a lista de problemas priorizados e a lista dos desafios priorizados.

Exemplificando, se um determinado desafio “A” tiver as seguintes pontuações G=1, U=2, T=5, o resultado desses critérios seria GUT = 1*2*5 = 10.

Da mesma forma, se um desafio “B” tiver como pontuações G=2, U=2, T=3, o resultado desses critérios seria GUT = 2*2*3 = 12.

Portanto, o ranking de priorização dos desafios seria ordenado primeiro pelo desafio “B” e depois o desafio “A”.

Saídas

O principal produto deste estágio é a percepção e compreensão sobre as necessidades, limitações ou dificuldades enfrentadas. Uma forma de materializar esse entendimento é através da identificação, caracterização e priorização dos problemas ou desafios percebidos nessa imersão, uma vez que a coisa mais cara neste processo é o time estar resolvendo o problema errado!

Templates

Veja aqui o(s) template(s) recomendável(is) para esta atividade. Para aquele(s) que não possue(m) link de acesso, você pode buscar alternativas na internet. Posteriormente, poderemos incluí-lo(s) na seção.

• Matriz GUT

Síntese

Idear (Ideate)

Este estágio está relacionado à consolidação e conexão dos dados e fatos coletados para produção de alternativas de solução. Idear é a atividade de desenvolver ideias, insights ou primeiras abstrações relacionadas a um problema ou desafio proposto. Neste estágio, o time conta com a avaliação de cada embrião de ideia a partir de critérios de priorização.

Entradas

Este estágio é iniciado a partir dos embriões de ideias formados no estágio anterior. É o momento de desenvolver os embriões de ideias! É preciso analisar e estruturar cada embrião de ideia, a partir do problema ou desafio original. O time pode desenvolver diferentes estratégias para maturar os embriões de ideias e diferentes critérios para avaliá-los.

Ferramentas e Técnicas

Todas as ideias devem ser registradas no Banco de Ideias para serem reutilizadas quando necessário.

O Banco de Ideias funciona não apenas como um repositório, mas também como uma matriz de priorização das ideias registradas, a partir de critérios, como:

1. • Risco: é analisado quando as alternativas de materializar a ideia são possíveis e o time conhece as alternativas relevantes, suas consequências e a probabilidade de ocorrerem. Logo, é avaliado o risco que a ideia gera ao time.

   • Incerteza: é analisada quando as alternativas de materializar a ideia não são conhecidas pelo time, tampouco suas alternativas e probabilidade de ocorrerem. Neste aspecto, o time avalia o grau de incerteza de uma ideia funcionar.

   • Potencial: é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que uma ideia pode causar se for materializada. O potencial de uma ideia também está relacionado ao nível de resolubilidade a um problema ou desafio proposto. Isto é, o potencial da ideia considera o quanto ela é efetiva para resolver ou mitigar um problema ou superar um desafio proposto.

Para cada critério poderia ser estabelecido numa Escala de 3 pontos (1. Baixo, 2. Médio e 3. Alto), onde a maior pontuação estaria associada a superlatividade de cada critério. Como por exemplo na figura a seguir.

A pontuação final do potencial de resolução de cada ideia é o resultado da multiplicação das pontuações de cada critério supracitado.

Ao ordenar os valores de forma decrescente, obtém-se o ranking das ideias pelo seu potencial de resolução ao problema ou desafio a que se busca resolver ou superar, respectivamente.

Exemplificando, se uma determinada ideia “A” tiver as seguintes pontuações R=1, I=2, P=3, o resultado desses critérios seria RIP = 1*2*3 = 6.

Da mesma forma, se uma ideia “B” tiver como pontuações R=3, I=1, P=1, o resultado desses critérios seria RIP = 3*1*1 = 3.

Portanto, o ranking de priorização das ideias seria ordenado primeiro pela ideia “B” e depois a ideia “A”.

Saídas

O principal produto deste estágio é a caracterização das ideias potenciais que poderão ser materializadas para resolver o problema ou superar o desafio compreendido no início deste ciclo. Estas ideias potenciais são os insumos do Backlog do ciclo seguinte.

Templates

Veja aqui o(s) template(s) recomendável(is) para esta atividade. Para aquele(s) que não possue(m) link de acesso, você pode buscar alternativas na internet. Posteriormente, poderemos incluí-lo(s) na seção.

• Banco de Ideias - Matriz RIP

Síntese